Informacja o Procedurze Whistleblowing - Wewnętrzny System Powiadamiania o Zauważonych Nieprawidłowościach w VeloBank S.A.
Od 25 września 2024 r. W VeloBank S.A. – dalej „Bank” obowiązuje Procedura Whistleblowing - Wewnętrzny System Powiadamiania o Zauważonych Nieprawidłowościach w VeloBank S.A - dalej „Procedura”, która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w Banku regulacji wewnętrznych oraz standardów etycznych. Oto jej główne założenia:
Kim jest Sygnalista?
Sygnalistą jest każdy kto zgłasza informację o naruszeniu uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Jesteś sygnalistą, jeżeli dokonałeś zgłoszenia wewnętrznego i:
- jesteś pracownikiem lub byłym pracownikiem Banku niezależnie od podstawy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna), lub
- jesteś wolontariuszem, stażystą lub wykonujesz w Banku praktyki, lub
- jesteś członkiem struktur korporacyjnych Banku, akcjonariuszem, prokurentem, lub
- jesteś lub byłeś zewnętrznym współpracownikiem Banku lub jesteś lub byłeś osobą świadcząca pracę na rzecz zewnętrznych współpracowników Banku, czyli franczyzobiorców, partnerów, wykonawców, podwykonawców czy dostawców naszego Banku niezależnie od formy zatrudnienia, lub
- uczestniczysz w procesie rekrutacji przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnieniem funkcji w strukturach korporacyjnych banku lub na rzecz Banku.
Czym jest i czego może dotyczyć naruszenie?
Naruszenie oznacza działania lub zaniechania, które:
1. są niezgodne z prawem lub
2. są obejściem prawa,
i dotyczą:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16;
3. są niezgodne z prawem w zakresie innych dziedzin niż wskazane w pkt. 1-17 powyżej, w tym Kodeksu Pracy, lub
4. są niezgodne z wewnętrznymi procedurami Banku, lub
5. są niezgodne z obowiązującym w Banku standardami etycznymi, lub
6. są niezgodne z obowiązującymi dobrymi praktykami, etyką i interesem społecznym.
Jak możesz dokonać zgłoszenia wewnętrznego?
Naruszenia możesz zgłaszać imiennie lub anonimowo. Możesz:
- napisać do Prezesa Zarządu list na adres VeloBank S.A., 00-843 Warszawa, Rondo Ignacego Daszyńskiego 2C. Na kopercie umieść dopisek „Zgłoszenie Whistleblowing, do rąk własnych Prezesa Zarządu”, albo
- napisać na dedykowany adres mejlowy dco_whistleblowing@velobank.pl, lub
- wykorzystać aplikację „Powiadomienia” (jeżeli jesteś pracownikiem) albo
- przy pomocy powyższych narzędzi poprosić o bezpośrednie spotkanie, wówczas zorganizujemy je w terminie 7 dni od dnia otrzymania Twojego zgłoszenia.
- zgłoszenia wewnętrzne dotyczące: członków zarządu, kierującego DAW, kierującego DZZ, dokonujesz bezpośrednio do Rady Nadzorczej listownie na adres VeloBank S.A., 00-843 Warszawa, Rondo Ignacego Daszyńskiego 2C. Na kopercie umieść dopisek „Zgłoszenie Whistleblowing, do rąk własnych Komitetu Audytu Rady Nadzorczej”
Co napisać w zgłoszeniu wewnętrznym?
Ważne jest, abyś dokonując zgłoszenia wewnętrznego podał komisji jak najwięcej szczegółów i przesłał jak najwięcej dowodów. Im więcej informacji otrzyma od Ciebie komisja tym wnikliwiej będzie mogła zbadać zgłaszane naruszenia. Dlatego postaraj się opisać naruszenie wskazując między innymi:
- nazwę jednostki organizacyjnej Banku, której zgłoszenie dotyczy;
- konkretny lub przybliżony termin wystąpienia naruszenia lub okres, w którym naruszenie trwało;
- opis nieprawidłowości i okoliczności w jakich do nich doszło;
- wskazanie danych osób mogących pomóc w wyjaśnieniu okoliczności zgłoszenia;
- dane osób podejrzewanych o dopuszczenie się nieprawidłowości;
- swój adres do kontaktu, o ile chcesz by wyznaczony pracownik lub komisja informowała Ciebie o przebiegu postępowania. Adresem do kontaktu może być Twój adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej;
- inne przydatne informacje.
Jakie masz gwarancje w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym?
Bank umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający zgłaszającemu ochronę przed działaniami odwetowymi. W Banku obowiązuje zakaz podejmowania wobec zgłaszającego, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych ze zgłaszającym, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań.
W jaki sposób i od którego momentu będziesz podlegać ochronie?
Będziesz chroniony przed działaniami odwetowymi od momentu dokonania przez Ciebie zgłoszenia wewnętrznego w ramach procedury.
Co się stanie z dokonanym przeze Ciebie zgłoszeniem wewnętrznym?
Dokonane przez Ciebie zgłoszenie wewnętrzne komisja rozpatrzy w sposób obiektywny, rzetelny i uczciwy. Twoje zgłoszenie wewnętrzne komisja obejmie poufnością i zapewni Ci ochronę przed działaniami odwetowymi
Jeśli podasz dane do kontaktu otrzymasz potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od daty wpływu zgłoszenia. Otrzymasz także informację o wyniku postępowania weryfikacyjnego w terminie 3 miesięcy od daty wpływu zgłoszenia.
Po zakończonym postępowaniu wyjaśniającym Komisja przedstawi wnioski końcowe i wyda rekomendacje, o ile uzna to za konieczne w celu eliminacji stwierdzonych nieprawidłowości. W przypadku pozytywnej weryfikacji Twojego zgłoszenia wewnętrznego protokół końcowy może zawierać także rekomendacje, zmierzające m.in. do wyeliminowania naruszenia i zapobiegają ich wystąpieniu w przyszłości. Takimi działaniami objętymi rekomendacjami mogą być w szczególności:
1) niezbędne działania/środki naprawcze, których rodzaj i charakter są adekwatne do skali naruszenia, aby przywrócić zgodność (np. zmiana procedur czy procesów),
2) działania kontrolne i prewencyjne, aby zapobiec podobnym przypadkom naruszeń na przyszłość (np. przeprowadzenie kontroli/audytu, dodatkowe szkolenia),
3) środki dyscyplinujące, adekwatne do rodzaju, wagi i charakteru naruszenia (np. środki przewidziane w Kodeksie Pracy),
4) w uzasadnionych przypadkach złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwego organu ścigania
Jak chronimy Twoje dane osobowe?
Wszystkie Twoje dane osobowe, w szczególności te, o których mowa w art. 9 RODO będą chronione zgodnie z wymogami określonymi w przepisach RODO. Twoje dane osobowe będziemy przetwarzać tylko:
- jeśli będzie to niezbędne do wypełnienia przez nas obowiązków prawnych administratora danych i do wykonania szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej lub
- gdy będą one szczególnie istotne dla dobra prowadzonego przez komisję postępowania wyjaśniającego w zgłoszonej przez Ciebie sprawie,
- tak długo jak jest to konieczne do prawidłowego przeprowadzenia przez komisję postępowania wyjaśniającego.
Dane osobowe nieistotne dla sprawy zanonimizujemy.
Informacje w rejestrze zgłoszeń przechowujemy maksymalnie przez 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym Twoje zgłoszenie wewnętrzne wpłynęło do komisji.
Zgłoszenia naruszeń organom publicznym.
Możesz w każdym przypadku może przekazać informacje o naruszeniu prawa organowi publicznemu.
Zgłoszenia dotyczące rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu mogą być składane przez pracowników oraz byłych pracowników Banku, a także inne osoby które wykonują lub wykonywały czynności na rzecz Banku na innej podstawie niż stosunek pracy do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
Osoby, o których mowa wyżej, mogą zgłosić Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej również przypadki podjęcia względem nich działań odwetowych.
